Propuesta para mejorar la gestión de información de proyectos en el AyA

Vargas-Araya, Ana Marcela

2018

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Proyecto de Graduación (Maestría en Gerencia de Proyectos) Instituto Tecnológico de Costa Rica, Área Académica de Gerencia de Proyectos, 2018.

El AyA es el órgano rector del suministro de agua potable y saneamiento en Costa Rica. Como tal, debe ejecutar proyectos que contribuyan al bienestar y la salud de los costarricenses de una forma eficiente, efectiva y sostenible. Sin embargo, la aplicación de buenas prácticas en gestión de información de proyectos no forma parte de la realidad de la organización e incide arduamente en la toma de decisiones estratégicas en el logro de los objetivos de los proyectos. Esta investigación se realizó con base en información disponible de fuentes primarias y secundarias, aplicación de instrumentos, entrevistas abiertas y cerradas, así como un diagnóstico de la situación actual de la gestión de información de los proyectos, mediante el cual se obtuvo que el 68 % de los entrevistados considera que no existe una adecuada comunicación, entre áreas y personas, referente a la producción de información y permitió realizar el diseño del plan de acción para mejorar la gestión de información de los proyectos, el cual consiste al corto plazo en la implementación de un sistema para la gestión de proyectos, mejoramiento de la gobernabilidad del AyA entorno a proyectos y gestionar el cambio organizacional. No obstante, a un largo plazo el plan propone que dada la información que se generó en el apartado 4.3.1, la organización debe migrar hacia el sistema SAP para poder cubrir todos los requerimientos. Sin embargo, para poder migrar hacia el SAP se debe hacer un levantamiento de requerimientos no solamente en temas de gestión de información de proyectos, sino de todos los procesos adicionales indicados en el Cuadro 4.11, lo cual no forma parte del alcance de esta investigación. Para finalizar a continuación se muestran las principales conclusiones:  A pesar de que existen 27 sistemas en la organización, no existe un sistema automatizado y estandarizado para administrar los proyectos.  En cuanto al Project Portfolio Management (PPM) cubre los requerimientos solicitados en un 71% dejando un 29% de las necesidades que al largo plazo son cubiertas por el SAP.  El sistema SAP cubre todos los requerimientos expuestos por la organización en cuanto a la gestión de información de proyectos, así como la integración de los procesos del giro de negocio del AyA.  Para la elaboración de análisis de brechas la empresa Consulting Group y Ernst & Young, S.A validó los requerimientos del AyA, el primero en relación a los productos del Project Portfolio Management y el segundo con el sistema SAP, adicionalmente ambos realizaron presentaciones a los involucrados de los sistemas

AyA

Gestión; Proyectos; Toma de decisiones; Investigación; Diagnóstico;